TUGAS 4 SURAT MENYURAT

Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.

Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan, bahan atau cara mengirimkannya pun juga sangat sederhana. Dan kini zaman sudah maju dengan pesat. Sedikit demi sedikit cara lama mulai ditinggalkan. Keberadaan surat itu sendiri kini dihubungkan dengan adanya alat canggih yang bernama komputer.

Akan tetapi, walaupun kemajuan surat menyurat telah banyak dicapai dewasa ini maka ciri khas surat sebagai alat komunikasi dibanding dengan alat komunikasi lainnya tetap ada. Yakni, surat tetap merupakan alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan dan kertas sebagai medianya.

Di era modern ini penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki kelebihan dalam menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja orang yang masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan, bergantung dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.

Fungsi Surat

Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Sebagai alat komunikasi
b. Sebagai wakil atau duta
c. Sebagai bahan bukti
d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e. bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f. Sebagai alat ingat (pengingat)
g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan

a. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.

b. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.

c. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.

d. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.

e. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.

f. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.

g. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.

Syarat Surat

Berikut ini akan sedikit diulas beberapa syarat penulisan surat yang baik, diantaranya sebagai berikut:

• Gaya Bahasa yang Tepat

Gaya bahasa akan berpengaruh terhadap makna isi surat. Sudah pasti antara satu surat dengan surat lainnya akan berbeda pula gaya bahasanya sesuai dengan inti surat. Surat permintaan pasti berbeda gaya bahasanya dengan surat penagihan, surat penawaran juga akan sangat berbeda dengan surat penjualan. Hendaknya dalam penulisan kalimat didalam surat tidak meninggalkan sopan santun dalam berbahasa agar memperoleh tanggapan positif dari pembaca surat.

Sebaiknya dalam menulis surat sebisa mungkin menghindari hal-hal berikut:

• Hindari kata-kata atau kalimat yang majemuk
• Perhatikan aturan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar
• Selalu menggunakan bahasa yang sopan dalam penulisan surat

·         Gunakan Kalimat yang Sederhana

Kalimat merupakan gabungan kata yang tersusun secara teratur, membentuk suatu pengertian sendiri. Menyusun kalimat surat tidaklah mudah. Susunan dan bentuk yang rapi, teratur, masih harus dilengkapi dengan tutur bahasa yang sepadan. Kalimat paling sesuai adalah kalimat singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan tata bahasa yang benar.

• Perhatikan Isi Surat

Isi surat hendaknya disusun berkaitan dengan keseluruhan isi surat. Pokok masalah yang akan dituangkan diatas secarik kertas hendaknya direncanakan terlebih dahulu sebelum memulai menulis surat. Lalu rangkailah dalam susunan kalimat yang berisi kata-kata yang tepat.

• Kejelasan Makna

Kejelasan makna mutlak diperlukan agar tidak terjadi multi tafsir bagi pembaca surat, untuk itu dapat dipertimbangkan hal berikut:

1. Hindari pemakaian kata yang tidak lazim, berbelit-belit, dan kalimat yang panjang.
2. Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, alinea yang teratur, ketiklah surat dengan rapi, jelas dan benar.
3. Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat dan penggunaan singkatan hanya yang bersifat umum saja.

• Pengaturan Alinea

Alinea merupakan kumpulan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk membentuk gagasan yang jelas. Kesempurnaan alinea terbentuk dari himpunan kalimat yang mengemukakan sesuatu yang lebih jelas, lebih terang, terutama berkaitan dengan tema yang akan disampaikan dalam surat. Oleh karena itu, dalam satu alinea hanya ada satu pokok persoalan, jangan lebih. Kalimat satu dengan lainnya harus saling berkaitan dalam membentuk gagasan tertentu. Kalimat yang lain merupakan kalimat penjelas, karena fungsinya sebagai pengembang alinea tersebut.

Bagian-Bagian Surat Beserta Fungsinya

Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam bentuknya, bagian surat ini memiliki fungsinya masing-masing dalam penulisan surat. Surat hendaknya disusun sesuai dengan kebiasaan yang berlaku umum di masyarakat. Setiap bagian surat  ini berguna untuk memudahkan pengguna surat dalam mengidentifiakasi pihak pengirim surat.

Seorang pegawai administrasi harus terampil dalam membuat surat sesuai dengan struktur bentuk yang berlaku secara umum tersebut. Berbeda halnya jika menulis surat pribadi yang boleh menggunakan gaya penulisan yang bersifat pribadi.

Bagian surat pada umumnya terdiri dari Kop Surat, Leher Surat, Badan Surat, dan Kaki Surat. Berikut ulasan bagian surat beserta fungsinya:

• Kop Surat

Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.

Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:

1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha

Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sebagai Identitas

Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan

2. Pemberi Informasi

Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.

3. Alat Promosi

Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.

• Leher Surat

Leher surat berisi hal-hal berikut:

1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan

Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi. Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat surat secara tertulis di dalam surat tersebut.

Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:

• mempermudah penetapan waktu membalas surat
• mempermudah pengingat bagi penerima surat
• sebagai referensi bagi tugas administrasi

Nomor Surat

Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut

• referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
• petunjuk unit atau departemen asal surat
• mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
• memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali

Perihal Surat

Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:

• simpulan isi surat
• memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan
• petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.

Lampiran

Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.

Alamat yang Dituju

Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:

• petunjuk bagi penerima surat

• petunjuk bagi petugas administrasi

Badan Surat

Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:

1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup

Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:

Assalamualaikum Wr. Wb.,

Dengan hormat,

Salam bahagia,

dan sebagainya

Kalimat Pembuka

Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka. 

Isi Surat

Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.

Kalimat Penutup

Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.

Kaki Surat

Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:

1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat

Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.

Jabatan Penanda tangan

Jabatan penanda tangan surat harus dicantumkan pada surat resmi agar dapat diketahui siapa yang mengirimkan surat tersebut.

Singkatan (Inisial)

Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa pengetik surat tersebut. Dalam surat dinas pemerintahan, penulisan surat tidak diperlukan. Surat cukup diparaf oleh pengonsep surat pada konsepnya saja, sedangkan bentuk aslinya tidak perlu diparaf.

Contoh Surat :

Contoh Surat Dinas Resmi Sekolah

SMA Negeri

Jl.

No. Telp.

_________________________________________________________________________________

Jakarta,

No            :

Lampiran  : –
Perihal      : Undangan

                                                                                                                                                                                                                                                          Yth. Orang tua / Wali Murid
                                                                                                        Kelas XII SMA Negeri
                                                                                                        Jakarta


Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN  khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal :
Pukul            :
Tempat         : Jakarta
Acara           : Penelitian Flora Langka

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
                                                                                                                Kepala Sekolah
                                                                                                               

Sumber :

http://detiklife.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/

http://www.anugerahdino.com/2014/08/syarat-penulisan-surat-yang-baik.html

http://www.anugerahdino.com/2014/09/bagian-bagian-surat-beserta-fungsinya.html

http://contohsuratmu.blogspot.com/2015/02/contoh-surat-dinas-resmi-sekolah-yang-benar.html