Pengertian
Surat
Surat adalah alat
komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang
sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di
zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan
manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang
berjauhan.
Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan, bahan atau
cara mengirimkannya pun juga sangat sederhana. Dan kini zaman sudah maju
dengan pesat. Sedikit demi sedikit cara lama mulai ditinggalkan.
Keberadaan surat itu sendiri kini dihubungkan dengan adanya alat canggih
yang bernama komputer.
Akan tetapi,
walaupun kemajuan surat menyurat telah banyak dicapai dewasa ini maka ciri
khas surat sebagai alat komunikasi dibanding dengan alat komunikasi lainnya
tetap ada. Yakni, surat tetap merupakan alat komunikasi yang mempergunakan
bahasa tulisan dan kertas sebagai medianya.
Di era modern ini
penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer karena dianggap
penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki kelebihan dalam
menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja
orang yang masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan
tangan, bergantung dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.
Fungsi
Surat
Tidak sedikit orang
yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa
fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sebagai alat
komunikasi
b. Sebagai wakil atau duta
c. Sebagai bahan bukti
d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e. bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f. Sebagai alat ingat (pengingat)
g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan
a.
Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan
saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar,
meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara
panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan
lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.
b.
Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan
untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan
panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan
suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya
daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi
harus datang sendiri.
c. Fungsi
Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti,
surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman
barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan
berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua
itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.
d.
Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif
singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali
sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
e.
Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan
tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda
akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.
f.
Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan
tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa
mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
g.
Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan
perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr
perusahaan atau badan usaha.
Syarat Surat
Berikut ini akan
sedikit diulas beberapa syarat penulisan surat yang baik, diantaranya sebagai
berikut:
Gaya bahasa akan
berpengaruh terhadap makna isi surat. Sudah pasti antara satu surat dengan
surat lainnya akan berbeda pula gaya bahasanya sesuai dengan inti surat. Surat
permintaan pasti berbeda gaya bahasanya dengan surat penagihan, surat penawaran
juga akan sangat berbeda dengan surat penjualan. Hendaknya dalam penulisan
kalimat didalam surat tidak meninggalkan sopan santun dalam berbahasa agar
memperoleh tanggapan positif dari pembaca surat.
Sebaiknya dalam
menulis surat sebisa mungkin menghindari hal-hal berikut:
- Hindari kata-kata atau kalimat yang
majemuk
- Perhatikan aturan tata bahasa
Indonesia yang baik dan benar
- Selalu menggunakan bahasa yang
sopan dalam penulisan surat
·
Gunakan
Kalimat yang Sederhana
Kalimat merupakan
gabungan kata yang tersusun secara teratur, membentuk suatu pengertian sendiri.
Menyusun kalimat surat tidaklah mudah. Susunan dan bentuk yang rapi, teratur,
masih harus dilengkapi dengan tutur bahasa yang sepadan. Kalimat paling sesuai
adalah kalimat singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan tata bahasa yang benar.
Isi surat hendaknya
disusun berkaitan dengan keseluruhan isi surat. Pokok masalah yang akan
dituangkan diatas secarik kertas hendaknya direncanakan terlebih dahulu sebelum
memulai menulis surat. Lalu rangkailah dalam susunan kalimat yang berisi
kata-kata yang tepat.
Kejelasan makna
mutlak diperlukan agar tidak terjadi multi tafsir bagi pembaca surat, untuk itu
dapat dipertimbangkan hal berikut:
- Hindari pemakaian kata yang tidak
lazim, berbelit-belit, dan kalimat yang panjang.
- Pemilihan kata yang tepat, susunan
kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, alinea yang teratur, ketiklah
surat dengan rapi, jelas dan benar.
- Penggunaan ejaan dan tanda baca
yang tepat dan penggunaan singkatan hanya yang bersifat umum saja.
Alinea merupakan
kumpulan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk membentuk
gagasan yang jelas. Kesempurnaan alinea terbentuk dari himpunan kalimat yang
mengemukakan sesuatu yang lebih jelas, lebih terang, terutama berkaitan dengan
tema yang akan disampaikan dalam surat. Oleh karena itu, dalam satu alinea
hanya ada satu pokok persoalan, jangan lebih. Kalimat satu dengan lainnya harus
saling berkaitan dalam membentuk gagasan tertentu. Kalimat yang lain merupakan
kalimat penjelas, karena fungsinya sebagai pengembang alinea tersebut.
Bagian-Bagian Surat Beserta Fungsinya
Surat memiliki
bagian-bagian tersendiri dalam bentuknya, bagian surat ini memiliki fungsinya
masing-masing dalam penulisan surat. Surat hendaknya disusun sesuai dengan
kebiasaan yang berlaku umum di masyarakat. Setiap bagian surat ini
berguna untuk memudahkan pengguna surat dalam mengidentifiakasi pihak pengirim
surat.
Seorang pegawai
administrasi harus terampil dalam membuat surat sesuai dengan struktur bentuk
yang berlaku secara umum tersebut. Berbeda halnya jika menulis surat pribadi
yang boleh menggunakan gaya penulisan yang bersifat pribadi.
Bagian surat pada
umumnya terdiri dari Kop Surat, Leher Surat, Badan Surat, dan Kaki
Surat. Berikut ulasan bagian surat beserta fungsinya:
Kop surat atau
kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya
organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah
tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi
suratnya saja.
Bagian Kop Surat
meliputi hal-hal dibawah ini:
- Nama badan/organisasi atau
perusahaan
- Alamat Lengkap
- Logo perusahaan
- Nomor telepon, kode pos, alamat
email, website
- Nama kantor cabang (jika ada)
- Jenis usaha
Kepala surat
tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan
tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sebagai
Identitas
Pada kepala surat
selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang
paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo
perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut
akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan
2.
Pemberi Informasi
Pada kop surat akan
mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor
telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi
lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan
perusahaan.
3. Alat
Promosi
Dengan melihat
informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha
yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat
promosi bagi perusahaan tersebut.
Leher surat berisi
hal-hal berikut:
- Tanggal Surat
- Nomor Surat
- Lampiran
- Hal/perihal
- Sifat surat
- Alamat tujuan
Setiap bagian surat
diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi.
Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak
mencantumkan sifat surat secara tertulis di dalam surat tersebut.
Tanggal
Surat
Tanggal surat
berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut
ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:
- mempermudah penetapan waktu
membalas surat
- mempermudah pengingat bagi penerima
surat
- sebagai referensi bagi tugas
administrasi
Nomor
Surat
Fungsi nomor surat
adalah sebagai berikut
- referensi atau petunjuk bagi
petugas kearsipan
- petunjuk unit atau departemen asal
surat
- mengetahui jumlah surat keluar pada
priode tertentu
- memudahakan pengaturan dan
pencarian bila diperlukan kembali
Perihal
Surat
Perihal atau hal
adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:
- simpulan isi surat
- memudahkan penerima mengetahui
pokok permasalahan
- petunjuk bagi petugas administrasi,
filling dan kearsipan.
Lampiran
Lampiran berfungsi
sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.
Alamat
yang Dituju
Fungsi alamat surat
adalah sebagai berikut:
- petunjuk bagi penerima surat
- petunjuk bagi petugas administrasi
Badan
Surat
Badan surat
memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan
inti dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki
bagian sebagai berikut:
- Salam Pembuka
- Kalimat Pembuka
- Isi Surat
- Kalimat Penutup
Salam
Pembuka
Salam pembuka
merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan
segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya
adalah:
Assalamualaikum
Wr. Wb.,
Dengan
hormat,
Salam
bahagia,
dan
sebagainya
Kalimat
Pembuka
Kalimat pembuka
berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun
terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang
yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka.
Isi
Surat
Isi surat adalah
uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat
merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi
surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.
Kalimat
Penutup
Kalimat penutup
berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.
Kaki
Surat
Kaki surat
merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut
dibawah ini:
- Salam Penutup
- Nama Jabatan Penanda tangan
- Tanda Tangan
- Nama Lengkap Penanda tangan
- Tembusan
- Stempel Organisasi
- Inisial pembuat surat
Salam
Penutup
Salam penutup
berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk
ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.
Jabatan
Penanda tangan
Jabatan penanda
tangan surat harus dicantumkan pada surat resmi agar dapat diketahui siapa yang
mengirimkan surat tersebut.
Singkatan
(Inisial)
Inisial berfungsi
untuk mengetahui siapa pengetik surat tersebut. Dalam surat dinas pemerintahan,
penulisan surat tidak diperlukan. Surat cukup diparaf oleh pengonsep surat pada
konsepnya saja, sedangkan bentuk aslinya tidak perlu diparaf.
Contoh Surat :
Contoh Surat
Dinas Resmi Sekolah
SMA Negeri
Jl.
No. Telp.
_________________________________________________________________________________
Jakarta,
No :
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XII SMA Negeri
Jakarta
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini
kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi
siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.
Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :
Hari/Tanggal :
Pukul :
Tempat : Jakarta
Acara : Penelitian
Flora Langka
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan
kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala
Sekolah
Sumber :
http://contohsuratmu.blogspot.com/2015/02/contoh-surat-dinas-resmi-sekolah-yang-benar.html